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Dématérialiser et archiver

Numériser vos archives est une décision stratégique afin de pérenniser vos documents, les sauver de tous risques de détérioration et les exploiter facilement au format numérique.

Pour cela, nous bâtissons avec vous la solution de dématérialisation adaptée à vos besoins et qui vous permettra de :

  • numériser vos documents, 
  • passer directement à la consultation électronique,
  • économiser l’espace de stockage papier et le coût de l’archivage.

Pour valoriser vos documents numérisés, différents traitements peuvent être effectués tels que :

  • le renommage des documents,
  • le retraitement du fichier (découpe, suppression de pages blanches, découpe d’images A3 vers A4…)
  • la reconnaissance de caractères (logiciel OCR),
  • l’indexation plein-texte (avec le logiciel Windex GED),
  • la création du plan de classement…

Nous vous accompagnons pour :

  • le choix de votre copieur/scanner,
  • l’analyse et la mise en oeuvre de votre plan de classement des documents,
  • la mise en oeuvre du logiciel OCR pour reconnaître le texte des documents numérisés,

Le système d’archivage électronique (SAE) consiste à accueillir, conserver, communiquer et restituer des archives ayant été stockées  sur une plate-forme informatique. Le SAE peut se faire en interne(au sein du système d’information de la société) ou en externe (chez un tiers archiveur).

 Les étapes relatives à la bonne marche d’un SAE externalisé :

  • Définir les types de documents à archiver (messagerie électronique, documents bureautiques, données informatiques, formats des documents etc.)
  •  Définir la valeur juridique des documents échangés.
  • Connaitre la volumétrie  des archives à externaliser

Une fois l’analyse faite, Multimédia SOLUTIONS vous accompagne dans la mise en oeuvre du dispositif d’archivage électronique externalisé dans le respect de la norme NF Z42-013.

Norme NF Z42-013. – Archivage électronique. – Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes.

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