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Gérez vos documents avec le logiciel Windex Ged

La gestion électronique de documents permet de sécuriser et optimiser la gestion des documents au sein de l’entreprise, quelque soit sa taille et son métier.

En quoi consiste la gestion électronique de documents ou GED ?

Il s’agit d’un ensemble d’outils (matériels et logiciels) et de technologies permettant de gérer le flux et le traitement des documents.

Les documents sont au format papier ou au format électronique, comme par exemple les fichiers PDF.

Comment mettre en place la gestion électronique de documents ?

Pour une solution de GED efficace, il faut déterminer :
  • le matériel nécessaire à la numérisation des documents papier.
    En fonction du projet, il peut s’agir du photocopieur, du scanner ou de l’imprimante multi-fonctions.
  • le volume et le type de documents à dématérialiser
  • la source des documents déjà émis au format électronique.
  • Le canal de réception est-il le courrier électronique, un logiciel métier, une plate-forme web, etc… ?
  • les traitements sur les documents
    Faut-il les renommer, découper, indexer, les fusionner, en extraire les données, … ?
  • le ou les périmètres concernés par la GED (par exemple la comptabilité, le service achats, le service commercial, la qualité…)
  • les acteurs concernés par la GED
    Souvent il s’agit des collaborateurs de l’entreprise. Mais les clients, fournisseurs ou partenaires peuvent également être utilisateurs de la solution de gestion électronique de documents.
  • les Workflows documentaires.
    Il s’agit de formaliser et modéliser les traitements à réaliser sur les documents. Le cheminement à suivre pour chaque type de sont également déterminés dans le Workflow.
    Des actions peuvent alors être réalisées sur les documents comme par exemple, valider, refuser, signer, mettre en paiement, archiver… etc
  • les droits d’accès de chaque utilisateur aux documents
  • le logiciel de GED dont l’interface permet de consulter et traiter les documents

Logiciel de GED  Windex GED

Les avantages du logiciel Windex GED

Utiliser Windex GED et dématérialiser la gestion des documents optimise la compétitivité de tous les services en réduisant :

    • les coûts d’impression,
    • les coûts de photocopie,
    • le coût d’envoi de courriers,
    • la circulation des documents papiers de services en services,
    • le coût et la place de stockage du papier,
    • le temps à chercher les documents,
    • la perte d’informations,
    • le temps de traitement et de validation des documents.

N’attendez plus pour dématérialiser, archiver et gérer électroniquement les documents stratégiques de votre l’entreprise !

Windex GED fonctionne sur :

  • un serveur Windows, Linux, Mac…
  • en Intranet (mode achat de licence)
  • ou en mode SaaS (abonnement mensuel dans le Cloud OVH)

L’archivage de vos documents

Les documents archivés peuvent provenir

  • de la numérisation par un scanner ou un photocopieur,
  • de la messagerie électronique,
  • d’un logiciel métier,
  • du bureau Windows de l’utilisateur…

Les documents sont déposés dans l’entrepôt documentaire de Windex GED.
Ils sont immédiatement indexés. Ainsi, le moteur de recherche permet de les retrouver sans parcourir l’arborescence des dossiers.

Les documents peuvent être automatiquement rangés

  • avec la détection d’un code barre,
  • l’analyse d’une zone (une référence de courrier, par exemple),
  • des règles de classement propres à votre entreprise.
Le plan de classement des documents
Windex GED donne accès à une arborescence de dossiers contenant vos fichiers.
Les droits d’accès aux dossiers sont définis pour chaque profil d’utilisateurs. Ainsi, le service comptabilité peut se voir interdire la vue du dossier des Ressources Humaines.

S’il en a le droit, l’utilisateur peut créer librement ses dossiers.Interface de la gestion documentaire Windex GED

Un moteur de recherche puissant et pertinentIl permet de retrouver les documents en quelques clics !

Plus présicemment, l’indexation des documents permet de rechercher les informations contenues dans :

  • le nom du document,
  • l’intégralité du texte,
  • le titre et dans les méta-données (champs auteur, sujet, propriétés…).

Indexation plein-texte et moteur de recherche de Windex GED

Fonctionnalités du logiciel Windex GED

Vous souhaitez connaître toutes les fonctionnalités de Windex GED ?Contactez-nous au 33 (0)5 56 21 51 18
Demandez une démonstration de Windex GED !

Les atouts de Windex GED

  • un espace unique de stockage,
  • un moteur de recherche en langage naturel,
  • le dépôt de documents par glisser/déposer,
  • WebServices disponibles,
  • Workflows et circuit de traitement des documents,
  • la signature électronique des documents
  • une organisation simple de vos fichiers,
  • l’information de tous via un système d’alertes,
  • une interface simple et intuitive,
  • accessible avec un navigateur Web,
  • la conformité RGPD

Par ailleurs, la Gestion Électronique de Documents Windex GED ne nécessite aucune installation sur les postes des utilisateurs.