Dématérialiser et archiver les documents est une décision stratégique !
L’expertise de votre entreprise en est pérennisée.
Qu’est-ce que la dématérialisation ?
Elle consiste à remplacer les supports d’informations matériels (souvent en papier) par des fichiers informatiques et des ordinateurs.
Ensemble, étudions la solution de dématérialisation qui est la plus adaptée à votre métier ! En effet, elle doit permettre de :
- numériser les documents,
- les consulter au format électronique,
- les gérer au moyen de la GED,
- libérer des locaux,
- réduire le coût du stockage physique,
- sauvegarder les documents,
- supprimer les risques de détérioration,
- retrouver rapidement les documents archivés
- consulter facilement les archives.
Valorisons vos documents !
Pour exploiter au mieux vos documents, leur archivage doit être performant. Il est donc conseillé de leur appliquer des traitements tels que :
- les renommer,
- découper et repaginer,
- supprimer les pages blanches,
- fusionner plusieurs fichiers,
- reconnaître le texte avec un logiciel d’OCR,
- extraire du texte,
- créer le plan de classement,
- etc…
Dématérialiser et archiver les documents fait gagner du temps !
Ainsi, les documents sont plus facile à indexer, à trouver, à partager, à exploiter. L’objectif est de gagner du temps dans la gestion des archives.
Nous accompagnons nos clients
- dans le choix du matériel de numérisation,
- pour définir le plan de classement des documents,
- piloter le traitement OCR,
- renommer les fichiers,
- déterminer la capacité et la puissance du serveur d’archivage.
L’archivage documentaire est plus que de la sauvegarde !
Il a pour objectif d’identifier, de mettre en sécurité et de maintenir les documents disponibles. La priorité sera donnée à ceux qui engagent votre entreprise vis à vis des tiers.
Les étapes du projet d’archivage
Le projet permet d’exprimer vos exigences sur les points fonctionnels, juridiques, opérationnels et techniques. Ainsi, le cahier des charges doit indiquer :
- les types de documents à archiver,
- leur volumétrie,
- la durée de conservation,
- les outils de signature et horodatage à valeur probante,
- les règles de consultation,
- le choix du support d’archivage,
- la sécurité du système.
Tout projet d’archivage est piloté dans le respect de la norme NF Z42-013.
Contactez-nous pour convenir d’un rendez-vous !
