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Dématérialiser et archiver

Dématérialiser et archiver les documents est une décision stratégique !
L’expertise de votre entreprise en est pérennisée.

Qu’est-ce que la dématérialisation ?

La dématérialisation des documentsElle consiste à remplacer les supports d’informations matériels (souvent en papier) par des fichiers informatiques et des ordinateurs.

Ensemble, étudions la solution de dématérialisation qui est la plus adaptée à votre métier ! En effet, elle doit permettre de :

  • numériser les documents, 
  • les consulter au format électronique,
  • les gérer au moyen de la GED,
  • libérer des locaux,
  • réduire le coût du stockage physique,
  • sauvegarder les documents,
  • supprimer les risques de détérioration,
  • retrouver rapidement les documents archivés
  • consulter facilement les archives.

Valorisons vos documents !

Pour exploiter au mieux vos documents, leur archivage doit être performant. Il est donc conseillé de leur appliquer des traitements tels que :

  • les renommer,
  • découper et repaginer,
  • supprimer les pages blanches,
  • fusionner plusieurs fichiers,
  • reconnaître le texte avec un logiciel d’OCR,
  • extraire du texte,
  • créer le plan de classement,
  • etc…

Dématérialiser et archiver les documents fait gagner du temps !
Ainsi, les documents sont plus facile à indexer, à trouver, à partager, à exploiter. L’objectif est de gagner du temps dans la gestion des archives.

Nous accompagnons nos clients

  • dans le choix du matériel de numérisation,
  • pour définir le plan de classement des documents,
  • piloter le traitement OCR,
  • renommer les fichiers,
  • déterminer la capacité et la puissance du serveur d’archivage.

L’archivage documentaire est plus que de la sauvegarde !
Il a pour objectif  d’identifier, de mettre en sécurité et de maintenir les documents disponibles. La priorité sera donnée à ceux qui engagent votre entreprise vis à vis des tiers.

Les étapes du projet d’archivage

Le projet permet d’exprimer vos exigences sur les points fonctionnels, juridiques, opérationnels et techniques. Ainsi, le cahier des charges doit indiquer :

  • les types de documents à archiver,
  • leur volumétrie,
  • la durée de conservation,
  • les outils de signature et horodatage à valeur probante,
  • les règles de consultation,
  • le choix du support d’archivage,
  • la sécurité du système.

Tout projet d’archivage est piloté dans le respect de la norme NF Z42-013.

Contactez-nous pour convenir d’un rendez-vous !